SMS-Benachrichtigungen vereinfachen Arbeitsabläufe bei Workflow- und Prozessoptimierungen

SMS ist im Vergleich zur E-Mail deutlich zuverlässiger und bekommt mehr Beachtung 

Die Essener Code Piraten GmbH hat sich auf die Entwicklung von maßgeschneiderten Systemen zur Workflow- und Prozessoptimierung spezialisiert. Das dynamische Code Piraten-Team plant und entwickelt individuelle Software-Anwendungen für seine Kunden, führt sie in den Unternehmen ein und bietet Support bei der täglichen Nutzung.

Im Frühjahr 2020 standen die Software-Entwickler mit ihren Produkten guestoo, einer Lösung für Gästemanagement, und covidoo, eine Covid-19 Testcenter-Software, vor der Herausforderung, weitere Kommunikationswege in die SaaS-Tools zu etablieren.

Die Ausgangssituation

Durch die rasante digitale Entwicklung unterliegen Arbeitsprozesse mittlerweile einem ständigen Wandel. Während der akuten Phase in der Corona-Pandemie vor etwa zwei Jahren war das Team von Code Piraten auf der Suche nach einer alternativen Kommunikationslösung für die Software covidoo. Auch die Gäste-Verifizierung bei Veranstaltungen erforderte durch die angespannte Pandemielage neue Software-Updates bei guestoo.

Ziel der Systemoptimierung war es, dass die Veranstalter mit ihren Gästen direkt kommunizieren, beziehungsweise Corona-Testzentren Ergebnisse zuverlässig an ihre Kunden übermitteln konnten. Bisher war die Kommunikation nur über E-Mail möglich gewesen. Die Entwickler suchten nach einer zuverlässigen Alternative, um die Kommunikationswege in den SaaS-Tools zu optimieren.

Die E-Mails sind von dem jeweiligen Provider gar nicht erst durchgelassen worden.

Obwohl Unternehmen nicht auf der Black List eines E-Mail-Providers stehen, kommen versendete E-Mails trotzdem manchmal nicht durch.

„Bei den Testzentren standen wir vor dem Problem, dass die Ergebnisübermittlungen per E-Mail häufig im Spamordner gelandet sind. So kamen die Testergebnisse oder Anmeldebestätigungen gar nicht erst an, obwohl es kein Spam war, der Mailserver eine gute Reputation hatte und der E-Mail-Aufbau allen Vorgaben entsprach. Das hatte zur Folge, dass Testzentren mit nachfragenden Kundenanrufen bombardiert wurden.

Um nicht weiter kostbare Administrationszeit zu verschwenden, suchten wir nach einer Alternative zur Übermittlung der Testergebnisse. Auch bei unserem Gästemanagement guestoo haben wir uns gefragt, was wir bei der Kommunikation zwischen dem Veranstalter und seinen Gästen vor, während und nach einer Veranstaltung noch optimieren können“, beschreibt Stefan Wirtz, einer der beiden Geschäftsführer von Code Piraten, die damalige Ausgangssituation. 

SMS helfen in covidoo bei Workflow- und Prozessoptimierungen

Die Website der Test-Software covidoo, zum Vergrößern anklicken.

Der Anwendungsfall

 Wir waren auf der Suche nach einer Möglichkeit, die Gäste und Kunden garantiert zu erreichen und zu informieren. 

„Wir wollten unseren Kunden ein zusätzliches Feature bieten, damit sie beispielsweise während einer Veranstaltung auf einen besonderen Programmpunkt hinweisen können und um die Nachverfolgung von Infektionen für das Gesundheitsamt zu erleichtern, indem Gäste per SMS im Nachhinein kontaktiert werden können“, erläutert Stefan Wirtz Beispiel-Situationen aus dem Arbeitsalltag seiner Kunden.  

Der Entscheidungsprozess

Das Entwicklerteam hat sich zunächst einmal einen Überblick darüber verschafft, welche Kommunikations-Dienstleister es auf dem Markt gibt. Ausführlich wurde darüber diskutiert, welche Kriterien die Code Piraten beim Thema Datenschutz berücksichtigen müssten und wie dann die neuen Funktionen in die vorhandenen Systeme implementiert werden könnten.

Die Verifizierung der Kontaktdaten von Gästen während einer Veranstaltung war in akuten Corona-Zeiten gesetzlich vorgeschrieben. Da in beiden Produkten sensible Kunden- oder sogar Gesundheitsdaten verwaltet werden, spielte der Datenschutz bei der Wahl des Kommunikationsanbieters eine große Rolle. 

„Alle erarbeiteten Kriterien wie der garantierte Versand der Benachrichtigungen, rechtliche Absicherung nach der DSGVO und Kompatibilität mit unseren Produkten waren für uns gleichermaßen wichtig. Da wir sonst ein Produkt nutzen würden, was womöglich nicht liefert. 

Aus Gründen des Datenschutzes sollte der Anbieterstandort auf jeden Fall in Deutschland sein. Wir wollten auf keinen Fall Daten in die USA geben. Wir würden lieber auf ein Feature verzichten, als mit so einem Schritt den Datenschutz aufzuweichen.“ 

In der Praxis sieht es so aus, dass Kunden, die zum Beispiel covidoo nutzen, bei sms77.io einen eigenen Account anlegen, um dann über covidoo SMS versenden zu können.  

Für uns war es wichtig, dass unsere Kunden auf der Oberfläche des Dashboards technisch die Möglichkeit hatten Daten zu speichern und einzusehen.

„Daher kam nur ein Dienstleister für uns in Frage, der einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit uns abschließen konnte. Weitere Eigenschaften wie die Kompatibilität und Integration mit und in unsere Produkte und die Zuverlässigkeit beim Versand und Service kamen noch als weitere Kriterien hinzu“, beschreibt Stefan Wirtz das Ergebnis des Brainstormings. 

WhatsApp und dem Facebook-Messenger standen die Mitarbeiter*innen von Code Piraten kritisch gegenüber, da bei beiden Produkten der Datenschutz nicht gewährleistet ist. Weitere Messenger-Dienste wie Telegram oder Signal kamen ebenfalls nicht in Frage, da sie den Nachteil haben, vom Internet abhängig zu sein. 

Die Einhaltung der DSGVO ist für alle Unternehmen die personenbezogene Daten verarbeiten von größter Wichtigkeit.

Hier finden Sie weitere Informationen zu unserem Datenschutz.

SMS-Benachrichtigungen funktionieren unabhängig vom Internet 

Also haben wir uns nach einem deutschen Business-Messaging-Anbieter umgeschaut, der in der Lage ist, große Mengen an SMS zu versenden, einen Datenschutzbeauftragten besitzt und ein zuverlässiges System sowie einen guten Support bietet. 

Gerade bei Corona-Tests und Event-Einladungen sind SMS im Vergleich zu E-Mails deutlich zuverlässiger, da viele E-Mail-Anbieter ihre eigenen Spamregeln haben. SMS-Nachrichten kommen auf jedem Handy auch ohne Internetempfang durch“, schildert der Softwareexperte seine Erfahrungen. 

Lösungen und Verbesserungen

Das Kieler Business-Messaging-Unternehmen sms77.io überzeugte schließlich im Vergleich mit anderen Anbietern: „Unser Ansprechpartner Christian Leo machte beim Support gleich einen charmanten und sympathischen Eindruck, das Unternehmen hatte gute Bewertungen, war preislich gleich mit anderen Messaging-Dienstleistern und beim Testdurchlauf hat gleich alles gut funktioniert“, erzählt Stefan Wirtz von seinem Erstkontakt mit sms77.io.  

Der Datenschutz und die Möglichkeit, dass unsere Kunden einen eigenen Account anlegen können, hebt sms77.io deutlich von der Konkurrenz ab.“  

Am meisten hat uns bei der Lösung von sms77.io die einfache Integration in unsere SaaS-Systeme und der nette und zuverlässige Support angesprochen. Falls mal etwas beim Versenden großer SMS-Mengen nicht funktioniert, ist es wichtig, garantiert einen Ansprechpartner zu haben. Auch der Datenschutz und die Performance passten bei sms77.io. 

In Stoßzeiten sind Statistiken beispielsweise direkt einzusehen und unsere Kunden können selbstständig ein Konto bei sms77.io anlegen. Die Inbetriebnahme hat innerhalb einer Woche funktioniert wie erhofft“, zählt Stefan Wirtz auf, welche Serviceleistungen ihn besonders von sms77.io überzeugt haben.

Die Kunden von Code Piraten nutzen seitdem je nach Tool www.guestoo.de oder  www.covidoo.de zusätzlich SMS-Benachrichtigungen zum Versand von Testergebnissen, Einladungen zu Events und News zu Events. 

Fazit

„Die Zusammenarbeit mit sms77.io ist sehr gut. Da wir auch ein junges und dynamisches Team sind, das seine Ideen professionell umsetzt, haben wir das Gefühl, mit Gleichgesinnten zu sprechen.“

Die alternative Möglichkeit SMS zu versenden, hat den Organisatoren und Mitarbeitern der Testzentren viele Nerven und Zeit eingespart. Vor dem Einsatz der SMS-Nachrichten wurden sie sehr häufig von Kunden kontaktiert, weil sie keine Teilnahmebestätigung oder Testergebnisse erhalten hatten. 

„Seitdem haben die Beschwerden deutlich nachgelassen und der Versand von fast fünf Millionen SMS über unsere Kunden spricht für sich. Im Prinzip werden jetzt überall dort, wo unseren Kunden eine schnelle und zuverlässige Zustellung der Benachrichtigungen wichtig ist, SMS eingesetzt“, erzählt Stefan Wirtz.

 Wir können mit SMS eine sicherere Zustellung als bei E-Mails garantieren, falls es gewünscht ist. Allerdings fällt uns auch auf, dass der Einsatz von SMS manchmal gerade im Eventbereich noch zu fortschrittlich und zu privat bei Einladungen wirkt. Viele Leute schrecken eher noch davor zurück. Einladungen per Post sind immer noch das gängige Modell“, schmunzelt Stefan Wirtz. 

Noch einen Blick in die Zukunft: Auch bei ihrem Personalplanungs-Tool persoo überlegen die Code Piraten, gezielt SMS für Benachrichtigungen einzusetzen. Die Einbindung würde so aussehen, dass das Personal per SMS angeschrieben werden kann und beispielsweise automatisch eine Erinnerungs-SMS für einen anstehenden Arbeitseinsatz bekommt oder wenn im Workflow etwas Neues passiert.

„Für die Kommunikation in unseren Tools sind SMS-Nachrichten sehr vorteilhaft, da sie mehr Aufmerksamkeit bekommen als E-Mails. E-Mails schaut man gegebenenfalls einmal pro Tag an, aber SMS sieht man sofort“, fasst Stefan Wirtz abschließend die Pluspunkte von SMS gegenüber E-Mails zusammen. 

Unser Kommentar

Es freut uns zu erfahren, wie SMS in modernen Planungstools eingesetzt werden und dass sie sogar noch zu „fortschrittlich“ erscheinen. Es ist sehr angenehm, mit Stefan Wirtz und den Code Piraten-Team eine Kooperation auf einem Level gefunden zu haben. Die Zusammenarbeit könnte kaum besser sein.

Viele Grüße
Ihr sms77 Team
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