Nicht nur bei Impfungen gegen COVID-19 effektiv – Terminerinnerungen via SMS

Wie Terminerinnerungen via SMS den medizinischen Sektor bereichern

Ein Lichtstreif am Horizont – auch in Deutschland liefen Ende 2020 die Impfungen gegen das Coronavirus (COVID-19) an. In den meisten Bundesländern bekommen Patientinnen und Patienten Terminerinnerungen per SMS zugestellt, die sie an ihren Impftermin erinnern. Dies passiert aus gutem Grund, denn die Datenlage für Erinnerungs-SMS spricht für sich, wie wir Ihnen im Laufe des folgenden Beitrags zeigen möchten. Doch auch in Ihrem Praxisalltag können Sie massiv von Terminerinnerungen via SMS profitieren. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie Zahnarzt, Hausarzt, Endokrinologe oder Physiotherapeut sind. Überall dort, wo Termine gemacht werden, können Erinnerungs-SMS Ihre Abläufe optimieren.

Wie funktionieren Terminerinnerungen via SMS? 

Im Idealfall läuft ein effektiver Workflow für Terminerinnerungen via SMS in etwa so ab:

Ihre Patientin bucht einen Termin für eine Impfung und willigt dabei in die Terminerinnerung ein. Ihr System löst vor dem ersten Termin eine Erinnerungs-SMS aus, die der Patientin zugestellt wird. Der Text sollte Datum, Uhrzeit und Ort des Termins enthalten. Idealerweise formulieren Sie diese Erinnerung natürlich so freundlich wie möglich, schließlich sind Ihre Patienten am Ende auch Ihre Kunden. Insbesondere wenn Sie Erinnerungen für Impftermine versenden, sollten Sie die Impfung auch konkret erwähnen. 

Nimmt die Patientin den ersten Termin wahr, wird zum Folgetermin erneut eine Nachricht versendet. Nimmt sie den Termin nicht wahr, kann eine SMS versendet werden, in der sie darum gebeten wird, einen neuen Termin zu machen. Wenn Sie die Möglichkeit bieten, online Termine zu buchen, können Sie natürlich auch einen Link mitschicken. Dies bedeutet auch einen geringeren zusätzlichen Aufwand für Sie und Ihr Team.

Gut zu wissen

Wenn Ihre Patienten in die Terminerinnerungen via SMS einwilligen, dürfen Sie die SMS auch nur zu diesem Zweck nutzen.
Im Anschluss an die Erinnerungen zum Impfen Werbung zu senden ist beispielsweise unzulässig.

Sind die Erinnerungen wirklich effektiv?

Zur Effektivität von SMS-Terminerinnerungen gibt es diverse Studien. Ob sich die Studien mit Impf-Erinnerungen für Kleinkinder in Afrika beschäftigen oder mit der Verringerung von No-Show-Raten in medizinischen Einrichtungen in Europa– immer wieder zeigt sich ein statistisch signifikanter Unterschied zwischen der Kontrollgruppe und der Gruppe, in der Patienten die Erinnerungs-SMS erhalten. 

Doch eine reduzierte Ausfallrate der Termine ist nicht der einzige Vorteil, den Sie aus der Terminerinnerung ziehen können. Gerade bei solchen Terminen, bei denen Ihre Patienten Vorkehrungen treffen müssen, bieten sich ausführlichere Erinnerungen an. Ihre Patientin muss nüchtern zum Termin erscheinen? Erinnern Sie sie rechtzeitig daran, wann sie keine Lebensmittel mehr zu sich nehmen darf. Ihr Patient muss vor dem Termin ein bestimmtes Medikament einnehmen? Auch hier können Sie einige Stunden vor dem gewünschten Zeitpunkt eine SMS mit einer Erinnerung versenden.

Mit diesen kleinen, freundlichen Erinnerungen sorgen Sie dafür, dass wahrgenommene Termine ideal genutzt werden können. Darüber hinaus fühlen sich Ihre Patienten aber auch gut umsorgt und sind somit sehr wahrscheinlich zufriedener mit Ihrer Dienstleistung.

Terminerinnerungen zum Impfen

Es gibt zahlreiche Studien, die sich mit der Sinnhaftigkeit von Terminerinnerungen an Impftermine per SMS auseinandersetzen. Die meisten von Ihnen wurden zwar in afrikanischen Ländern durchgeführt, doch besteht Grund zur Annahme, dass in westlichen Ländern ähnliche Effekte auftreten. In den Studien zeigte sich, dass insbesondere Impfungen, für die mehrere Termine nötig sind nicht nur erfolgreicher sondern auch schneller abgeschlossen wurden, wenn Terminerinnerungen via SMS verschickt wurden. Dies hat nicht nur für Sie und Ihre Praxis Vorteile, sondern hilft auch dabei, eventuell gewollte Grundimmunitäten in der Bevölkerung schneller herbeizuführen.

Insbesondere für Impfungen sind Terminerinnerungen via SMS sehr sinnvoll

Lohnt sich die Investition?

Wie Sie bereits gelesen haben lohnt sich die Investition in Terminerinnerungs-SMS schon aufgrund der Tatsache, dass sich die No-Show-Rate massiv verringert. Wenn Ihnen dieser Fakt noch nicht reicht: In einer 2019 vorgestellten Studie schätzen die Autoren, dass das Kantonsspital Aarau durch die reduzierte Terminausfallrate rund 9200 US-Dollar im Monat einspart. Das sind zum aktuellen Zeitpunkt (Anfang 2021) ca 7600€. In dieser Studie ist auch davon die Rede, dass sich die Ausfallrate nach der Einführung der SMS-Erinnerungen um bis zu 48% verringerte.

Dazu kommt die geringere Belastung Ihres Teams. Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben keine unnötigen Leerlaufzeiten und können ihren Arbeitstag bestmöglich nutzen. Wenn Sie Ihren Patienten die zusätzliche Möglichkeit geben, ihre Termine online zu ändern, sparen Sie noch mehr Zeit und Aufwand für Ihr Team. Den Link zur Terminänderung können Sie bequem in der SMS mitschicken.

Wieso eignen sich gerade SMS besonders gut für Terminerinnerungen?

Vielleicht fragen Sie sich, wieso gerade SMS zu gerne für Terminerinnerungen eingesetzt werden. Die Gründe sind so einfach wie überzeugend. Gegenüber anderen Nachrichten, wie beispielsweise Emails, erregen SMS eine wesentlich höhere Aufmerksamkeit bei Empfängern. Wir sind es gewohnt, sehr viele Mails pro Tag zu erhalten, viele davon sind Werbung oder sogar Spam. 

SMS nehmen wir anders wahr. Meist erhalten wir via SMS wichtige Benachrichtigungen oder persönliche Nachrichten von Freunden und Familie. Daher schenken wir den Kurznachrichten eine größere Aufmerksamkeit als Nachrichten, die uns über andere Kanäle erreichen. Außerdem sind SMS ein von den meisten Menschen akzeptiertes Kommunikationsmedium. Sie erreichen so nicht nur die Menschen, die vielleicht keinen Messenger verwenden möchten, sondern auch die, die keine Smartphones nutzen. Die einzige Voraussetzung, um SMS empfangen zu können ist, dass die Empfänger ein Mobiltelefon mit einer aktiven Rufnummer besitzen. Daher erreichen Sie via SMS Ihre Patienten wesentlich zuverlässiger als via Email.

Wenn Sie einen besonderen zusätzlichen Service anbieten möchten, können Sie Ihre Terminerinnerung auch als Text2Speech bzw. Voice-Nachricht verschicken. Hier wird eine SMS an eine Festnetz- oder Mobilfunknummer gesendet und bei Zustellung vorgelesen. Insbesondere für Menschen die in ihrer Sehkraft beeinträchtigt sind, kann dies eine gute Alternative zur klassischen SMS sein.

Terminerinnerungen via SMS sind für alle Arten von Terminen einsetzbar

Viele Vorteile vereint in einer Kurznachricht

Der Einsatz von Terminerinnerungen via SMS bietet viele Vorteile für Impfzentren und Ärzte aller Art. Durch die massive Verringerung der No-Show-Rate kann bares Geld gespart werden. Die Automatisierung sorgt außerdem dafür, dass Ihr Team entlastet wird. Ein äußert wünschenswerter Nebeneffekt ist, dass Ihre Patienten sich durch die Erinnerungen gut umsorgt fühlen. 

Auch bei Terminerinnerungen für Impfungen zeigen sich deutliche Vorteile. Hier ist nicht nur die Ausfallrate geringer, sondern die Impfungen werden auch häufiger und schneller vollendet, wenn die Patienten mit einer SMS an den jeweiligen Termin erinnert werden. Terminerinnerungen via SMS helfen also nicht nur Ihnen und Ihren Patienten, sondern im besten Fall auch der Gesellschaft.

Wenn Sie sich für weitere Einsatzmöglichkeiten von SMS im medizinischen Bereich interessieren, empfehlen wir Ihnen unseren Blogbeitrag zu mHealth.

Mit besten Grüßen
Ihr sms77 Team
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2 Kommentare. Leave new

  • I live in koln and I want to make appointment

    Antworten
    • Hello,
      we provide a service for appointment reminders, not actual vaccination appointments!
      If you’re looking to get vaccinated, please contact your city’s officials or your doctor to get more information.
      Stay safe and all the best.

      Antworten

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