Eingehende SMS an MS Teams weiterleiten via Webhook

Aus dem Alltag unserer Kunden: Wie Sie Webhook Relay nutzen können, um eingehende SMS an MS Teams weiterzuleiten

Es ist eine ganz besondere Belohnung für unsere Arbeit, wenn unsere Kunden eigene Ideen umsetzen und uns auch noch daran teilhaben lassen! Auch wenn wir nicht jede Lösung dieser Welt alleine liefern können, ist es toll zu sehen, wie mit einfachen Mitteln die Wünsche unserer Kunden Realität werden können. Kurz vor dem Jahreswechsel kam es wieder zu einer solchen Situation: Einer unserer Kunden schrieb unserem Supportteam.

Sein Wunsch: Eingehende SMS sollten an einen bestimmten Channel in MS Teams gesendet werden. 

Die Idee – SMS an MS Teams weiterschicken

Unser Kunde wollte gern die eingehenden SMS per Webhook an MS Teams weiterleiten, wo sie außerdem einem ganz bestimmten Channel zugeordnet werden sollten. So sollte sein Team in der Lage sein, die eingehenden SMS unkompliziert in Ihrem Standard-Kommunikationstool zu lesen. Der Haken: In unserer Webapp lässt sich zwar eine Weiterleitung via Webhook einstellen, jedoch verlangt MS Teams ein Format, das nicht identisch ist mit jenem, das wir liefern. Daher war ein Zwischenschritt nötig, in dem das Format für MS Teams aufbereitet wird.

Die Umsetzung

Grundsätzlich wäre es möglich gewesen, die Verbindung zwischen sms77 und MS Teams über Zapier zu erstellen. Hier gab es allerdings eine erste Einschränkung: Unser Kunde wollte Zapier aus betrieblichen Gründen nicht nutzen. Wir rieten ihm daher, eine andere Umleitung für den Webhook zu nutzen, beispielsweise via Webhook Relay.

Gesagt, getan. Unser Kunde arbeitete sich in Webhook Relay ein und war begeistert. In kurzer Zeit erstellte er eine Funktion, die den Request so konvertiert, dass er von MS Teams akzeptiert wird.

Webhookrelay kannte ich noch garnicht, das ist ja total cool!

Die Funktion:

local json = require("json")
local query, err = r.RequestQuery
if err then error(err) end
local message = "Neue Nachricht von [+"..query["sender"].."](tel:+"..query["sender"].."): **"..query["text"].."**"
local new_payload = {
  type = "message",
  attachments = {
    {
      contentType = "application/vnd.microsoft.card.adaptive",
        contentUrl = null,
        content = {
          schema = "http://adaptivecards.io/schemas/adaptive-card.json",
          type = "AdaptiveCard",
          version = "1.2",
          body = {
            {
              type = "TextBlock",
                text = message
            }
          }
        }
    }
  }
}
local result, err = json.encode(new_payload)
if err then error(err) end
r: SetRequestHeader("Content-Type", "application/json")
r: SetRequestMethod("POST")
r: SetRequestBody(result)

Kurzgesagt konvertiert diese Funktion die in Webhook Relay eingehenden Informationen in ein Format, das von MS Teams akzeptiert wird. So kann das Team unseres Kunden jetzt auch in MS Teams sehen, wenn eine SMS beim Unternehmen eingeht und schnell darauf reagieren. Wir freuen uns darüber, dass wir Teil ihrer Unternehmenskommunikation sein dürfen!

Die Möglichkeiten

Dass es von großem Vorteil sein kann, als Unternehmen in der Lage zu sein, SMS zu empfangen, haben wir bereits in vergangenen Artikeln erklärt. In diesem speziellen Fall werden die eingehenden SMS nicht nur in unserem System empfangen, sondern werden via MS Teams mehreren Personen im Unternehmen zugänglich gemacht. Dies ist für verschiedene Anwendungsfälle nützlich, die natürlich für jede Art von Weiterleitung an ein Kommunikationstool wie MS Teams gelten.

Kundenservice

Gerade wenn Sie Ihren Kunden die Möglichkeit bieten via SMS mit Ihrem Kundenservice Kontakt aufzunehmen, kann eine Weiterleitung von eingehenden SMS an MS Teams, oder dem Kommunikationstool Ihrer Wahl, sehr sinnvoll sein. Auch wenn SMS an sich sehr aufmerksamkeitsstark sind, liegen die Vorteile doch auf der Hand.

Ihr Team kommuniziert aller Wahrscheinlichkeit nach bereits über MS Teams und ist so während der Arbeitszeit darauf fokussiert, hier nach eingehenden Nachrichten Ausschau zu halten. Durch die Zustellung der SMS in einen eigenen Channel können die Mitarbeiter im Support schnell auf eingehende Nachrichten reagieren. Darüber hinaus sehen auch die Kollegen im Team, die gerade nicht auf die SMS antworten, was aktuell die größten Anliegen der Kunden sind. So kann Ihr Team schnell erkennen, wenn viele Kunden gleiche Anfragen stellen und erkennen größere Probleme frühzeitig.

Alarme

Viele Kunden nutzen unsere Inbound-SMS auch, um sich über bestimmte Ereignisse informieren zu lassen. Durch Automatisierungsdienste oder die direkte Anbindung unserer API sind unzählige Arten von Alarmierungen möglich. Durch Anbindungen von Geräten des Internet of Things können klassische Alarme ausgelöst werden, durch Automatisierungen können beispielsweise Benachrichtigungen bei ungewöhnlich hohen Erwähnungen auf Social Media empfangen werden. Durch die Weiterleitung dieser SMS an MS Teams wird im Zweifelsfall nicht nur eine Person benachrichtigt, sondern gleich Ihr gesamtes Team. Zusätzlich können Sie sich die SMS auch an eine andere Nummer weiterleiten lassen, sodass hier die eingegangene SMS ebenfalls auftaucht.

Leiten Sie Ihre eingehenden SMS an MS Teams weiter, beispielsweise um Alarmnachrichten an Ihr Team zu senden

Interne Kommunikation

Sie können die Weiterleitung von SMS an MS Teams auch für eine interne Notfallkommunikation nutzen. Ein separater Channel, der nur in Notfallsituationen bespielt wird, ist in den meisten teams sowieso sinnvoll. Er nimmt Ihrem Team die Entscheidung ab, welche Nachrichten wirklich sofort beachtet werden müssen und welche auch später beantwortet werden können. In einigen Fällen bietet es sich hier auch an, die oben genannten Alarmierungen in diesen Channel mit einzubinden. Der große Vorteil an der Möglichkeit, SMS zu empfangen ist hier, dass Sie Ihr Team auch dann über den Messenger erreichen, wenn Sie selbst keinen Internetempfang haben.

SMS an MS Teams weiterzuleiten bietet Vorteile und ist leicht umsetzbar

Natürlich sind dies nur ein paar Beispiele, wie Sie die Weiterleitung von SMS an MS Teams, aber auch an andere Coworking-Plattformen, für sich nutzen können. Für viele Programme bieten wir Ihnen bereits Integrationen an und wir arbeiten beständig daran, dieses Angebot zu erweitern. Wenn Ihnen eine Integrationsmöglichkeit fehlt, schreiben Sie uns gerne, wir freuen uns, von Ihnen zu hören. Wie Sie im Beispiel unseres Kunden sehen können, stehen Ihnen mit Diensten wie Zapier oder Webhook Relay aber auch effektive Möglichkeiten zur Verfügung, Ihren Wunsch selbst zu verwirklichen. Wir freuen uns darauf, zu sehen, was Sie sich einfallen lassen! 

Beste Grüße
Ihr sms77 Team
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