#TeamSMS: Mitarbeiterkommunikation effektiver gestalten

SMS sind für die Mitarbeiterkommunikation innerhalb einer Unternehmensstruktur DIE Lösung, wenn es darum geht den Informationsaustausch über diverse Ebenen und Entfernungen mit mehr Dynamik aufzuwerten. Sei es für Projekte, Abteilungen oder Veranstaltungen – per SMS sind alle Kollegen top-aktuell informiert und können sich jederzeit, weltweit, völlig flexibel austauschen und das bei optimalem Datenschutz und Ausfallsicherheit.

Während SMS als mobiles Marketinginstrument nicht nur längst bewährt, sondern gleichfalls sehr bekannt sind, sind firmeninterne Strategien zur Mitarbeiterkommunikation per SMS fast noch ein Geheimnis. Wenngleich ein offenes, denn: Kommunikation ist die elementare Grundlage für jegliche Entscheidungen und Handlungen. Ohne einen zielgerichteten Austausch an Informationen könnte kein Unternehmen erfolgreich bestehen. Schnittstellen zwischen den Mitarbeiter zu platzieren heißt im diesen Sinne auch, ihnen verschiedene Kommunikationswege einzuräumen, damit sie schnell, sicher und effektiv Prozesse umsetzen können.

Einsatzmöglichkeiten innerbetrieblicher SMS Kommunikation

Insbesondere in schnelllebigen Branchen wie im Bereich Logistik, Transport und Vertrieb sind diese eben erwähnten Schnittstellen zwischen den einzelnen Prozessen ständig gefragt. Oftmals stehen nur wenige Minuten für eine Entscheidung zur Verfügung. In kürzester Zeit müssen Daten abgeglichen, Informationen weitergeleitet und Rückmeldungen eingeholt werden. Das Büro des entsprechenden Kollegen ist selten direkt nebenan, mitunter ist dieser sogar auswärts unterwegs. Das Handy jedoch hat nahezu jeder immer dabei. Dadurch lassen sich zum Beispiel folgende Situationen bequem per SMS lösen:

Vorteile und Nachteile

Die Asynchronität der SMS ist ein erheblicher Vorteil in der Mitarbeiterkommunikation. Ähnlich wie bei Emails können SMS jederzeit versendet und empfangen werden, ohne dass man auf Uhrzeiten oder Erreichbarkeit des Empfängers Rücksicht nehmen müsste. Doch im Vergleich zur Email wird die SMS direkt auf den Display angezeigt und in der Regel binnen 1-3 Minuten gelesen. Das verschafft der SMS-Kommunikation einen wesentlichen Vorsprung bei kurzfristigen Prozessen. Und das ohne den Empfänger z.B. beim Kundengespräch oder im Meeting zu stören, wie es bei einem Anruf womöglich der Fall wäre.

Hinzu kommt, dass der Empfänger nicht auf Internetzugang oder mobile Datenübertragung angewiesen ist. Selbst simple Mobilfunktelefone können SMS erhalten und beantworten. Dies gilt selbstverständlich weltweit. Immer mehr Menschen auch in außereuropäischen Regionen setzen auf Short Message Services als Kommunikationstool – und sei es der externe Mitarbeiter, der gerade im Dschungel unterwegs ist.

Skalierbare Anwendungen

Bei Bedarf können die Nachrichten zeitversetzt versendet, als Text2Speech (auch bekannt als Voice) vorgelesen oder als SMS2Email bzw. Email2SMS genutzt werden. Der Wandlungsfähigkeit von SMS sind kaum Grenzen gesetzt. Ein professionelles SMS Gateway erleichtert hierbei die Anpassung an den individuellen Bedarf ungemein. Es skaliert mit den Anforderungen und integriert z.B. die firmeneigene Software gleich mit ein.

Daten lassen sich per CSV importieren und exportieren, Cloud-basierte Anwendungen synchronisieren und dank variabler Parameter können spezielle Konfigurationen vorgenommen werden, sei es für Massen SMS oder für per SMS auslösbare Gruppennachrichten, die dann vom Gateway automatisch verschickt werden. So sind alle Daten perfekt aufeinander abgestimmt, statistische Auswertungen lassen sich in die nächste Teampräsentation übertragen und vieles, vieles mehr.

Interaktive Mitarbeiterkommunikation

Auch Links lassen sich problemlos im Text einbinden und vom empfangenden Smartphone öffnen, Termine können unmittelbar gespeichert, ebenso wie Adressen und Kontaktdaten. Mit Bildern ist es zum Teil etwas schwieriger, diese sollten in Form einer MMS oder per Mail übertragen werden. Alternativ lassen sich Bilder ebenfalls per Link integrieren und sind damit SMS-kompatibel.

Damit scheint nur noch die begrenzte Anzahl von 160 Zeichen auf den ersten Blick ein Manko zu sein – was sich aber durchaus positiv auswirken kann. Denn oftmals ist es besser sich kurz zu fassen und stattdessen das Wesentliche schnell zu klären:

Ebenfalls ein wichtiger Aspekt der Mitarbeiterkommunikation via SMS sind die Kosten. Wer hier allerdings an der falschen Stelle spart, riskiert im Zweifelsfall die zuverlässige Zustellung der Nachrichten. Deshalb sollte man einen guten SMS Service wählen, der sowohl volle Kostenkontrolle als auch Transparenz bietet. Dann bleiben die Ausgaben des Budgets zumindest übersichtlich und man kann sich sicher sein, dass die Mitarbeiterkommunikation so produktiv wie möglich bleibt.

Setzen Sie SMS bereits als Kommunikationskanal in Ihrer Mitarbeiterkommunikation ein? Wir freuen uns, von Ihren Erfahrungen zu hören!