#TeamSMS: Mitarbeiterkommunikation effektiver gestalten

SMS sind für die Mitarbeiterkommunikation innerhalb einer Unternehmensstruktur DIE Lösung, wenn es darum geht den Informationsaustausch über diverse Ebenen und Entfernungen mit mehr Dynamik aufzuwerten. Sei es für Projekte, Abteilungen oder Veranstaltungen – per SMS sind alle Kollegen top-aktuell informiert und können sich jederzeit, weltweit, völlig flexibel austauschen und das bei optimalem Datenschutz und Ausfallsicherheit.

Während SMS als mobiles Marketinginstrument nicht nur längst bewährt, sondern gleichfalls sehr bekannt sind, sind firmeninterne Strategien zur Kommunikation zwischen Mitarbeitern per SMS fast noch ein Geheimnis. Wenngleich ein offenes, denn: Kommunikation ist die elementare Grundlage für jegliche Entscheidungen und Handlungen. Ohne einen zielgerichteten Austausch an Informationen könnte kein Unternehmen erfolgreich bestehen. Schnittstellen zwischen den Mitarbeiter zu platzieren heißt im diesen Sinne auch, ihnen verschiedene Kommunikationswege einzuräumen, damit sie schnell, sicher und effektiv Prozesse umsetzen können.

Einsatzmöglichkeiten innerbetrieblicher SMS Kommunikation

Insbesondere in schnelllebigen Branchen wie im Bereich Logistik, Transport und Vertrieb sind diese eben erwähnten Schnittstellen zwischen den einzelnen Prozessen ständig gefragt. Oftmals stehen nur wenige Minuten für eine Entscheidung zur Verfügung. In kürzester Zeit müssen Daten abgeglichen, Informationen weitergeleitet und Rückmeldungen eingeholt werden. Das Büro des entsprechenden Kollegen ist selten direkt nebenan, mitunter ist dieser sogar auswärts unterwegs. Das Handy jedoch hat nahezu jeder immer dabei. Dadurch lassen sich zum Beispiel folgende Situationen bequem per SMS lösen:

  • Standortabfragen

    Um Routen, Fahrer und Zeitpläne korrekt zu planen ist eine stets aktuell informierte Zentrale das A und O. Standortabfragen via SMS können helfen, z.B. bei Verkehrsbehinderungen, Unwettern, Personalausfällen etc., die Abläufe flexibel anzupassen bzw. neu einzutakten. Insbesondere Lieferanten und Außendienstmitarbeiter werden dadurch besser eingeteilt.

  • Aktuelle Meldungen

    Informationen zum Lagerbestand, zu Zahlungseingängen sowie zur Verfügbarkeit von Produkten können in der Regel über das firmeninterne Netzwerk abgerufen werden. Steht aber einmal kein Zugang zur Verfügung, beispielsweise im Außeneinsatz, können solche und andere wichtigen Details schnell per SMS nachgefragt werden.

  • Terminabstimmung

    An Meetings, Konferenzen und auch Schulungen nehmen meist eine bestimmte Anzahl Mitarbeiter teil, z.B. aus einer Abteilung oder einem Projektteam. Dank One2More-Messaging erreicht ein Verteiler per GruppenSMS alle betreffenden Personen unkompliziert und direkt. Die ideale Lösung, um über Terminverschiebungen oder Ähnliches zu informieren.

Twoway-Messaging

In vielen Fällen greifen Unternehmen auf SMS zurück, um parallel zu Warenwirtschaftssystemen und betriebsspezifischer Software, eine sekundäre Kommunikation zu schalten, die zum einen schneller agieren kann und zum anderen einen direkten Rückkanal zum Absender bietet, so dass Feedback ohne weitere Verzögerung oder Umwege ankommt. Dies lässt sich beispielsweise per Inbound SMS realisieren. Auf Wunsch kann man hierbei zudem eine physische oder virtuelle Rufnummern einbinden. Dadurch wird mit der SMS eine neutrale Nummer angezeigt, an die der Empfänger seine Antwort zurück senden kann. Teamleiter haben so die Möglichkeit diverse Gruppen übersichtlich zu organisieren und sind über Einsatzbereitschaft und Arbeitsstand quasi live informiert. Ein großer Vorteil für Unternehmen, in denen die Mitarbeiter viel unterwegs sind und zwischenzeitlich keinen Zugriff auf die Firmensoftware haben.

Identifizierung und Authentifizierung

Ein weiterer spezieller Einsatz von Business SMS innerhalb eines Unternehmens sind Identifikationsabfragen. Ähnlich wie bei einer Zwei-Faktor-Authentifizierung lassen sich automatisiert Passwörter und Zugangsdaten an bestimmte Mitarbeiter versenden. Zum Beispiel für:

  • Virtuelle Konferenzräume

    Telefonkonferenzen und virtuelle Konferenzräume sind meist nur für ausgewählte Teilnehmer zugänglich. Um ungestört und vor allem sicher miteinander zu kommunizieren, wird nur autorisierten Personen Zugang gewährt. Dies kann z.B. per Passwort geschehen, das als SMS an bereits validierte Nummern gesendet wird.

  • Interne WiFi Codes

    Um Mitarbeitern in den firmeneigenen Filialen und Lobbys mobilen Internetzugang zu gewähren, können WiFi Codes per SMS zur Authentifizierung gesendet werden. Dies erfolgt ebenfalls voll automatisiert über ein SMS Gateway und bietet zugleich hohen Datenschutz und mehr Arbeitsqualität.

  • Home-Office

    Kollegen, die im Home-Office arbeiten benötigen mitunter Passwörter bzw. PIN-Codes z.B. zur Datenübertragung an das Firmennetzwerk. Auch hier sind SMS die ideale Business Lösung, um Sicherheit und Effektivität perfekt miteinander zu kombinieren.

Vorteile und Nachteile

Ähnlich wie bei Emails können SMS jederzeit versendet und empfangen werden, ohne dass man auf Uhrzeiten oder Erreichbarkeit des Empfängers Rücksicht nehmen müsste. Doch im Vergleich zur Email wird die SMS direkt auf den Display angezeigt und in der Regel binnen 1-3 Minuten gelesen. Das verschafft der SMS-Kommunikation einen wesentlichen Vorsprung bei kurzfristigen Prozessen. Und das ohne den Empfänger z.B. beim Kundengespräch oder im Meeting zu stören, wie es bei einem Anruf womöglich der Fall wäre.

Hinzu kommt, dass der Empfänger nicht auf Internetzugang oder mobile Datenübertragung angewiesen ist. Selbst simple Mobilfunktelefone können SMS erhalten und beantworten. Dies gilt selbstverständlich weltweit. Immer mehr Menschen auch in außereuropäischen Regionen setzen auf Short Message Services als Kommunikationstool– und sei es der externe Mitarbeiter, der gerade im Dschungel unterwegs ist.

Skalierbare Anwendungen

Bei Bedarf können die Nachrichten zeitversetzt versendet, als Text2Speech (auch bekannt als Voice) vorgelesen oder als SMS2Email bzw. Email2SMS genutzt werden. Der Wandlungsfähigkeit von SMS sind kaum Grenzen gesetzt. Ein professionelles SMS Gateway erleichtert hierbei die Anpassung an den individuellen Bedarf ungemein. Es skaliert mit den Anforderungen und integriert z.B. die firmeneigene Software gleich mit ein. Daten lassen sich per CSV importieren und exportieren, Cloud-basierte Anwendungen synchronisieren und dank variabler Parameter können spezielle Konfigurationen vorgenommen werden, sei es für Massen SMS oder für per SMS auslösbare Gruppennachrichten, die dann vom Gateway automatisch verschickt werden. So sind alle Daten perfekt aufeinander abgestimmt, statistische Auswertungen lassen sich in die nächste Teampräsentation übertragen und vieles, vieles mehr.

Interaktive Mitarbeiterkommunikation

Auch Links lassen sich problemlos im Text einbinden und vom empfangenden Smartphone öffnen, Termine können unmittelbar gespeichert, ebenso wie Adressen und Kontaktdaten. Mit Bildern ist es zum Teil etwas schwieriger, diese sollten in Form einer MMS oder per Mail übertragen werden. Alternativ lassen sich Bilder ebenfalls per Link integrieren und sind damit SMS-kompatibel.

Damit scheint nur noch die begrenzte Anzahl von 160 Zeichen auf den ersten Blick ein Manko zu sein – was sich aber durchaus positiv auswirken kann. Denn oftmals ist es besser sich kurz zu fassen und stattdessen das Wesentliche schnell zu klären:

  • System Monitoring

    Fehler-Codes, die vom Server / System Monitoring generiert, erhält der zuständige Mitarbeiter dank SMS Gateway unmittelbar und ohne Zeitverzögerung. So kann dieser im Notfall schnellst möglich reagieren und den Fehler beheben. Dies können leere Füllstände sein, Überlastungen, Datenfehler oder ganze Systemausfälle.

  • Alarmierung

    Rettungskräfte und Bereitschaftsdienste sind auf eine unmittelbare und eindeutige Kommunikation angewiesen. Per SMS lassen sich optimal Alarmierungen schalten und z.B. als Gruppennachricht an das jeweilige Rettungsteam senden.

  • Home-Office

    Kollegen, die im Home-Office arbeiten benötigen mitunter Passwörter bzw. PIN-Codes z.B. zur Datenübertragung an das Firmennetzwerk. Auch hier sind SMS die ideale Business Lösung, um Sicherheit und Effektivität perfekt miteinander zu kombinieren.

Ebenfalls ein wichtiger Aspekt sind die Kosten. Wer hier allerdings an der falschen Stelle spart, riskiert im Zweifelsfall die zuverlässige Zustellung der Nachrichten. Deshalb sollte man einen guten SMS Service wählen, der sowohl volle Kostenkontrolle als auch Transparenz bietet. Dann bleiben die Ausgaben des Budgets zumindest übersichtlich und man kann sich sicher sein, dass die Mitarbeiter produktiv miteinander kommunizieren.

Mit besten Grüßen

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