Zeitsparende Krisen-Koordination bei den Maltesern dank SMS-Lösung

Zu Beginn der Corona-Krise musste der Malteser Hilfsdienst in Koblenz schnell reagieren. Ziel war es die interne Kommunikation mit den Einsatzkräften und ehrenamtlichen Helfern zu optimieren, falls es zu Pandemie-Einsätzen kommen sollte. Es wurde nach einer verlässlichen Standby-Kommunikation gesucht, um zeitnah die Durchführung eines Notfallstabs zu organisieren, ohne dabei auf Apps oder bidirektionale Kommunikation angewiesen zu sein. 

Die Ausgangssituation

Die katholische Hilfsorganisation und Träger von stationären Einrichtungen des Gesundheits- und Sozialwesens, der bundesweit agierende Malteser Hilfsdienst, befindet sich seit Beginn der Corona Krise in einer schwierigen Lage. Aufgrund der aktuellen Pandemie wurde eine interne Umstrukturierung nötig, um im Falle von kurzfristigen Einsätzen in Krankenhäusern, Altersheimen oder im Katastrophenschutz schnell zu reagieren und die Koordination von Pflegehelfern lenken zu können. 

Fast jeder hat schon mal mit den Maltesern zu tun gehabt, um beispielsweise einen Erste-Hilfe-Kurs zu machen oder um Eltern oder Großeltern mit dem lebensrettenden „Hausnotruf“ zu unterstützen. Auch die Krankentransporte der Malteser sind überall im Stadtbild zu sehen. Das ist auch kein Wunder, denn mit über 35.000 hauptamtlichen Mitarbeiter/innen sind die Malteser einer der großen deutschen Arbeitgeber im Gesundheits- und Sozialwesen.

Das Logo des Malteser Hilfsdienstes

Viele Malteser engagieren sich ehrenamtlich in Krankenhäusern oder Pflegeheimen

Beispiel aus der SMS-Lösung des Malteser Hilfsdientes

Wenige wissen allerdings, dass sich in Deutschland bei den Maltesern jedes Jahr zudem rund 51.000 Helfer ehrenamtlich für Menschen in Notlagen engagieren. In Koblenz, der wunderschönen historischen Großstadt an Rhein und Mosel mit knapp 114.000 Einwohnern, besteht der Malteser Führungsstab (eine gängige Bezeichnung aus dem Katastrophenschutz) lageabhängig aus bis zu 12 ehrenamtlichen Führungskräften, die die Verantwortung für etwa 70 ehrenamtliche Helferinnen und Helfer tragen.

Die Führungsebene musste zu Beginn der Corona-Krise schnell reagieren, um die interne Kommunikation mit den Einsatzkräften und ehrenamtlichen Helfern zu optimieren, falls es zu Pandemie-Einsätzen kommen sollte. Die ehrenamtlichen Helfer haben zum Beispiel kurze Ausbildungen als Pflegehelfer, um als Verstärkungskomponente für das examinierte Klinik-Personal eingesetzt werden zu können. Es wurde also nach einer kurzfristigen und verlässlichen Kommunikation mit den Einsatzkräften sowohl auf Ebene der Einsatzkräfte wie auch den zuständigen Führungskräften gesucht. 

Der Entscheidungsprozess

Der Leiter des Sachgebiets „Informations- und Kommunikationstechnik“ Florian Thillmann engagiert sich beim Malteser Hilfsdienst ebenfalls ehrenamtlich und kümmert sich vornehmlich um den Technik- und IT-Bereich. Nebenbei ist er auch noch Softwareentwickler, so dass es nahe lag, dass er sich dem dringlichen Kommunikationsproblem annahm.

Geprüft wurden zunächst Messenger-, Email- und SMS-Gateway-Lösungen. „Mir war es wichtig, dass die finale Lösung zur unidirektionalen Kommunikation fähig ist. Die Stab-Einsätze sollten auch unabhängig von Datennetzen wie beispielsweise 3G, LTE und WLAN funktionieren. Auch ein Mehraufwand durch App-Installationen oder ähnlichem musste vermieden werden. Es gibt verschiedene Stabspositionen bei den Maltesern, vergleichbar mit dem Feuerwehrsystem. Der SMS-Versand durch A2P-Messaging lässt sich zentral von den jeweiligen Entscheidungsträgern im Einsatzlagezentrum koordinieren. Somit kam als Informationsmittel schließlich nur eine SMS-Lösung in Frage“, beschreibt Thillmann seinen Entscheidungsprozess.

Bei der Bewertung von verschiedenen SMS-Gateway-Anbietern waren folgende Optionen für Florian Thillmann entscheidend: Zuverlässigkeit, Einfachheit der Bedienung und der Preis. Weitere relevante Faktoren wie der Unternehmenssitz in Deutschland, verfügbare Schnittstellen, sowie deren Dokumentation inklusive Support flossen ebenfalls maßgeblich in seine Überlegungen mit ein. Die Webschnittstelle (API) sollte zudem über eine selbstentwickelte Applikation in der Koblenzer Einsatzzentrale angesprochen werden

Die Stabsstelle der Malteser in Koblenz

„Ich habe nach einer Möglichkeit gesucht, womit der Informationsfluss vom Stab zu den Einsatzkräften in einer akuten Krisensituation jederzeit sichergestellt wäre. Dazu musste eine schnelle und verlässliche Netzwerklösung gefunden werden“, erzählt der engagierte Softwareentwickler.

Lösungen und Verbesserungen

„Das Unternehmen sms77.io war mir bis dato schon aus anderen Projekten bekannt. Mich hat am meisten die gut dokumentierte API, der Preis, sowie Service und das sensible Verhalten des Unternehmens in der Krisensituation überzeugt.“ Das Kieler Startup richtete jedem Krankenhaus im DACH-Raum und allen wichtigen medizinischen Einrichtungen auf Anfrage 10.000 Gratis-SMS für die nächsten drei Monate kostenlos ein. Lesen Sie unsere Pressemitteilung um mehr über die Aktion zu erfahren.

Die Anwendung von sms77.io wurde von Florian Thillmann in das Einsatzführungssystem mit den Stammdaten integriert. Das Produkt konnte mit der frei zugänglichen Dokumentation in weniger als 30 Minuten in Betrieb genommen werden. Die neu implementierte API spart nun viel Zeit, weil mehrere Empfänger in kürzester Zeit erreicht werden können. 

Was neben dem Preis zählt, sind der Service und die Zustellqualität 

„Ich verlasse mich am meisten auf die Zuverlässigkeit bei der Zustellung der SMS-Nachrichten. Beim SMS-Versand mit sms77.io erzielen wir eine 100-prozentige Erreichbarkeit der Pflegehelfer und Einsatzkräfte. Einen Wettbewerbsvorteil verschafft uns die SMS Gateway-Lösung in diesem Falle nicht, da die Nutzung im Lagezentrum für Einsatzkräfte im Kontext Covid-19 erfolgte“, erzählt Florian Thillmann weiter.

SMS-Versand im Malteser Hilfsdienst

Der Softwareentwickler wollte sich nach der Installation des Produktes keine Gedanken mehr machen müssen: „Ich wollte lieber eine schnelle und einfache Lösung, auspacken, einschalten – und geht! Was ich persönlich noch ganz gut beim SMS Schreiben finde, dass man sich dabei aufs Wesentliche beschränkt und bewusste Kommunikation betreibt“, schmunzelt Florian Thillann.

„Der große Vorteil vom SMS-Versand ist, dass wir nun von keinem Datennetz mehr abhängig sind – die direkten Nachrichten kommen immer an! Wenn kein Datennetz mehr da ist, können wir ja auch nicht mehr ins WLAN, deshalb wurde es in der Corona-Krise dringend nötig, die Administration mit den ehrenamtlichen Helfern umzustrukturieren.“ 

Ein weiterer nicht außer Acht zu lassender Vorteil war laut Thillmann zudem, dass die Helfer auf jedem Handy erreichbar sind, denn es ist nicht selbstverständlich, dass heutzutage jeder ein Smartphone besitzt.

Fazit

Florian Thillmann möchte den SMS-Dienst von sms77.io über das dreimonatige Gratis-Angebot hinaus für die Malteser weiter nutzen. In seinen Überlegungen hatte er auch zuvor eine langfristigere Lösung abgewogen, deswegen spielte der Preis nach Ablauf des kostenlosen Corona-Angebotes schon eine Rolle. Der Programmierer kannte sms77.io schon aus anderen Projekten und hatte sich im Vorfeld mit den Produkten des SMS-Gateway-Anbieters auseinandergesetzt. Das Gratis-Angebot gab ihm dann wohl den letzten Ruck sich zu entscheiden, aber er war bereits schon vorher von der Produktqualität und -leistung des Kieler Startups überzeugt. 

„Ich wollte kein Risiko eingehen, hatte schon Erfahrungen mit sms77.io und die fertige Softwareseite hat mich auch überzeugt  – das Gesamtpaket war stimmig! Wir werden das Gratisangebot auch weiter nutzen. Nach einigen Wochen macht sich die neue Lösung schon bemerkbar, die ehrenamtlichen Helfer sind viel schneller und einfacher zu erreichen. Vorher musste wir jeden einzeln per Email oder SMS anschreiben, das hätte uns in der momentanen Krisenlage viel unnötige Zeit gekostet.“

Mit besten Grüßen
Ihr sms77 Team
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