Nach Corona-Test: Automatisierte Benachrichtigungen per SMS erleichtern den Verwaltungsaufwand

Nach dem Bundesbeschluss vom 3. März 2021 schossen im Laufe des Monats plötzlich überall in Deutschland private und kommunale Testzentren wie Pilze aus dem Boden. Alle Bürger/innen hatten nun wöchentlich Anspruch auf einen kostenlosen Schnelltest. Auch die IT-Abteilung der Stadt Westerstede erhielt den Auftrag, für die Stadt und die fünf Gemeinden des Landkreises Ammerland kurzfristig eine IT-Lösung für die Abwicklung der kostenlosen COVID19-Bürgertests zu organisieren. Der SMS-Versand der Testergebnisse sollte bei dieser Lösung verbindlich sein. 

Innerhalb von drei Wochen sind sechs Testzentren im Ammerland entstanden

Damit stand das dreiköpfige Corona-Team im Landkreis Ammerland zum wiederholten Male vor einer organisatorischen Herausforderung während der Corona Pandemie. Der Landkreis Ammerland liegt im Nordwesten von Niedersachsen und die knapp 125.000 Einwohner verteilen sich auf die Gemeinden Apen, Bad Zwischenahn, Edewecht, Rastede, Westerstede und Wiefelstede. Innerhalb von drei Wochen haben Coronamanagerin Hilke Hinrichs und das Team von Bodo van Rüschen die IT-Lösung für insgesamt sechs Corona Testzentren im Landkreis Ammerland aus dem Boden gestampft, zentral verwaltet von der Kreisstadt Westerstede. 

Das Logo des Landkreises Ammerland

Die Ausgangssituation:

„Mir war es wichtig, dass die Prozesse während des Testvorgangs digital stattfinden und dabei möglichst kontaktarm sind. Wir wollten eine schnell umsetzbare Abwicklung der Testvorgänge schaffen. Nach der ersten Sitzung am 11.3. mit dem Coronamanagement haben wir uns Zeit genommen, um zunächst die passenden IT-Produkte einzukaufen“, beschreibt IT-Leiter Bodo van Rüschen die Herangehensweise.“

Die Westersteder IT-Experten sind bestens vertraut mit digitalen Prozessen

Mit einer intensiven Google-Recherche nach effektiven Lösungen in schon bestehenden Testzentren hat das IT-Team um Bodo van Rüschen die Evaluierung aufgenommen.

„Wir werden gerne gefragt, wenn es um IT-Neuerungen geht und genießen einen guten Ruf im Landkreis“, schmunzelt der IT-Experte, der mit seinem Team etwa 1000 Endgeräte in den städtischen Einrichtungen betreut.

Rathaus Westerstede

Das Rathaus Westerstede im Landkreis Ammerland
Foto von Vanessa Leffers

Die Testperson weist sich über einen QR-Code aus

Folgende Bausteine standen bei der angestrebten IT-Lösung auf der Agenda: Es sollte ein integrierter SMS-Versand erfolgen, die Prozesse bräuchten eine digitale Abbildung und müssten ohne einen sogenannten Medienbruch, also möglichst ohne „Zettelwirtschaft“, umgesetzt werden.

„Mit dem Smartphone oder einer ausgedruckten Email sollte es für die Bürger/innen möglich sein, sich über einen QR-Code auszuweisen, außerdem wollten wir auch die Corona-Warn-App integrieren“, erklärt Bodo van Rüschen die Arbeitsprozesse.

Die API von sms77.io war bei der Lösung von IntelligentMobiles bereits integriert

„Wir haben mehrere IT-Lösungen miteinander verglichen. Schließlich orientierten wir uns an dem Wilhelmshavener Testzentrum. Die Lösung von IntelligentMobiles, einem Innovationsentwickler für Webseiten und Apps, hatte alle für uns wichtigen IT-Bausteine schon implementiert. Die API von sms77.io war bei dieser Lösung bereits integriert“, beschreibt Bodo von Rüschen den Findungsprozess der passenden IT-Lösung.

Personen, die sich testen lassen möchten, können sich via QR-Code ausweisen

Die Identifikation via QR-Code funktioniert auch auf dem Smartphone, zum Vergrößern anklicken

Der Anwendungsfall:

Die Lösung von IntelligentMobiles, basierend auf der Ticket-Software pretix, lief zwei Stunden nach der Installation reibungslos. „Ich kannte die Software schon, das war natürlich von Vorteil, wir haben damit schon letztes Jahr Konzertkarten verkauft“, erzählt Bodo van Rüschen weiter.

SMS-Nachrichten erreichen auch Bürger/innen ohne Internetzugang oder Smartphone

„Nun musste auch weiter daran gedacht werden, wie wir die Bürger/innen mit einbeziehen könnten, die über keinen Internetzugang verfügen.“ Hierfür wurde eigens eine Telefonnummer eingerichtet, unter der eine Mitarbeiterin in der Woche von 9-16 Uhr Termine telefonisch vergibt und dann in der Regel vorhandene Mobilfunknummern für weitere SMS-Benachrichtigungen hinterlegt. Diese Regelung wurde auch in den anderen fünf Gemeinden so umgesetzt.

Die Testung läuft automatisiert und ohne viel Zettelwirtschaft

Seit dem 25. März 2021 können sich die Ammerländer entweder über die Buchungsplattform oder per Telefon für den kostenlosen COVID-19-Bürgertest in vier verschiedenen Testzentren anmelden. Den Bestellcode erhalten sie dann per SMS und Email. Die Abwicklung während der Testung läuft wie geplant automatisiert und ohne großen Verwaltungsaufwand. Die Testpersonen zeigen ihren bestätigten Testtermin per Email oder SMS vor. Die Mitarbeiter scannen dann im Testzentrum mit der App PretixScan nur noch den QR-Code ein und gleichen die Namen mit dem Personalausweis ab. 

Nur wenig manuelle Tätigkeiten sind bei der Testung nötig

Das Ausdrucken der Test-Etiketten geschieht automatisch. Dann kann der Test auch schon aufbereitet und durchgeführt werden. Der ausgedruckte Aufkleber wird schließlich auf die entsprechende Testhülse aufgeklebt und wandert ins Labor. Nach 15-30 Minuten wird das Testergebnis abgelesen, dann wieder via QR-Code erfasst und automatisch per SMS und Email an die getestete Person versendet.

Automatisierte Benachrichtigungen per SMS für Schnelltests vereinfachen den Ablauf

Der Entscheidungsprozess:

„Wir haben uns auf die Empfehlung von IntelligentMobiles verlassen, was den SMS-Anbieter angeht. Andere Optionen, wie zum Beispiel eine Benachrichtigung per WhatsApp, haben wir aufgrund der aktuellen Diskussion über die Geschäftsbedingungen nicht weiterverfolgt. Ich hatte mich schon vorher mit verschiedenen deutschen Business-Messaging-Anbietern beschäftigt und empfand das Preis-Leistungs-Verhältnis von sms77.io als angemessen“, so Bodo van Rüschen. 

Das Testergebnis kommt per SMS – das spart viel Verwaltungsaufwand

„In der Praxis wird von vielen Geschäften und Restaurants eine vorgezeigte SMS mit dem negativen Testergebnis akzeptiert“, beschreibt Bodo van Rüschen seine Alltagserfahrungen. „Deswegen ist SMS als Kurznachrichtendienst für uns immer noch der kleinste gemeinsame Nenner. Ohne die zuverlässige SMS-Benachrichtigung zum Testergebnis wäre ein wesentlich höherer Verwaltungsaufwand entstanden, sowohl im Testzentrum, als auch im Back Office und bei der Ergebnisermittlung, beispielsweise durch das Ausdrucken von Bescheinigungen“.

Lösungen und Verbesserungen:

„Wenn wir keine SMS-Lösung gefunden hätten, würde uns jetzt ein entscheidender Baustein fehlen und wir müssten wesentlich mehr Personal einplanen. Die Administrationsoberfläche, also das Webinterface, ist bei sms77.io sehr gut gemacht und einfach zu bedienen. Auch der Service von sms77.io ist schnell und kulant. Positiv ist mir sofort aufgefallen, dass es sich um einen Anbieter mit Support und einem Serverstandort in Deutschland handelt“, beurteilt Bodo von Rüschen den Service und Support von sms77.io.

Durch die Testzentren Ammerland versendete SMS
0
im April 2021
0
im Mai 2021
0
in der ersten Junihälfte 2021
0
täglich im Durchschnitt

Fazit:

„Auf die automatisierte Benachrichtigungen per SMS zu verzichten, hätte für uns einen viel höheren Personalaufwand bedeutet. Dies hätte sich letztendlich auf die Testkapazitäten in den Zentren ausgewirkt, da wesentlich mehr Nachfragen zu den Ergebnissen aufgekommen wären. Wir haben innerhalb von 5 Wochen 150.000 SMS verschickt – das wäre mit einer ‚Bastellösung‘ nicht machbar gewesen. Der Service von sms77.io funktioniert 24/7. Wir konnten keinen Ausfall feststellen“. 

Im Falle eines positiven Testergebnisses ist die Zustellung per SMS sehr zuverlässig

„Das Feedback der Bürger/innen, dass wir eine leicht zu bedienende und zuverlässige Lösung geschaffen haben, freut uns sehr. Ich finde es auch beruhigend, dass im Falle einer positiven Testung die infizierte Person zuverlässig per SMS informiert wird“, äußert sich Bodo van Rüschen abschließend zufrieden zur automatisierten SMS-Lösung. 

Wir von sms77.io freuen uns ebenfalls sehr, dass SMS-Benachrichtigungen in einer pandemischen Lage wesentlich dazu beitragen, den Gesundheitsstatus von Getesteten unbürokratisch und trotzdem sehr zuverlässig zu übermitteln. Und natürlich freuen wir uns über die erfolgreiche Zusammenarbeit!

Mit besten Grüßen
Ihr sms77 Team
, ,
Vorheriger Beitrag
3 Fehler im SMS-Marketing, die Sie vermeiden müssen
Nächster Beitrag
5 Beispiele, wie der SMS-Versand wohltätige Organisationen und andere NGOs bereichtert

Ähnliche Beiträge

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Fill out this field
Fill out this field
Bitte gib eine gültige E-Mail-Adresse ein.

Diese Website verwendet Akismet, um Spam zu reduzieren. Erfahre mehr darüber, wie deine Kommentardaten verarbeitet werden.

Menü